Rambler's Top100
Статьи ИКС № 9 2006
К. ПАНОВ  01 сентября 2006

DocFlow и ERP: интегрировать или достраивать?

На пороге альтернативы

Большие резервы для повышения эффективности управления на этапе, когда ERP-система уже внедрена, кроются в автоматизации обработки неструктурированной информации. По оценкам аналитиков, более 80% информационных активов предприятий и организаций хранится в форме неструктурированных документов, недоступных современным ERP-системам, – это контракты, инвойсы, запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и т.д. То есть большинство ERP-систем охватывает своей функциональностью только около 20% всех сторон деятельности предприятия.

Как быть с обработкой неструктурированной информации? С этой задачей лучше всего справляются СЭД – системы электронного документооборота, а объединить разрозненные операции в единый процесс позволяют WorkFlow – системы управления потоками работ. Следует подчеркнуть, что для СЭД использование технологии WorkFlow является на данный момент необходимым минимумом. Внедрение таких систем способствует усилению горизонтальных связей на предприятии, смещая фокус внимания с функционального на процессное управление бизнесом.

Итак, компании, уже внедрившие ERP и пришедшие к необходимости внедрения системы электронного документооборота, оказываются перед выбором: либо внедрить отдельную СЭД и интегрировать ее с ERP-системой, либо добавить к имеющимся ERP-модулям модуль управления документооборотом, который присутствует в ряде ERP-систем. Сразу оговоримся: на вопрос, что лучше – единая полнофункциональная система или внедрение разных продуктов с расширенными возможностями в своих областях? – однозначного ответа нет. Для каждой компании решение этой дилеммы индивидуально. Но есть и общие для одного и другого случая плюсы и минусы.

Решения от разных вендоров: экономии не получается

Если для развития функционала в разных областях (бюджетирование, производство и др.) компании зачастую используют решения производителя основной ERP-системы, что позволяет им свести к нулю затраты по интеграции продуктов, то в случае с СЭД обычно привлекаются решения других производителей, в том числе российских. Основным аргументом в пользу принятия такого решения становится разница в стоимости лицензий ERP и СЭД. Дополнительным фактором иногда может стать более широкий круг пользователей СЭД по сравнению с кругом пользователей ERP. Однако, как показала практика, в долгосрочной перспективе экономии такое решение не приносит. Как правило, между ERP и СЭД возникают интеграционные барьеры.

Несмотря на большое количество стандартных интерфейсов обмена между системами, готовых коннекторов и богатые интеграционные возможности, обеспечиваемые на технологическом уровне, затраты на внедрение по-прежнему высоки. Одна из причин – различия в идеологиях построения систем разных производителей и ограниченность функций готовых коннекторов. А по прошествии времени возникают проблемы с развитием системы: в случае разнородности систем WorkFlow/СЭД и ERP затраты на внедрение каждой новой версии возрастают. Это происходит и потому, что функционал, разработанный заказчиком, как правило, не укладывается в рамки идеологии построения систем – возникает «интеграционный нестандарт», поддерживать который в рабочем состоянии может только разработчик.

Наконец, разнородность ERP и СЭД препятствует внедрению на предприятии процессной модели управления, которая на определенном этапе развития бизнеса становится важным инструментом повышения эффективности управления. Процессная модель управления подразумевает управление потоками работ и включает три основных условия успеха: реинжиниринг процессов, богатство функций и богатство информации.

Реинжиниринг процессов позволяет оптимизировать общий процесс; богатство функций обеспечивает оптимизацию выполнения отдельных операций; богатство информации помогает специалисту творчески мыслить и принимать инновационные решения. Суть в том, чтобы пользователь, получив задание, смог выполнить любые необходимые действия и располагать исчерпывающей информацией для достижения бизнес-цели выполняемой операции.

Управление потоками работ следует рассматривать в динамике. Первая версия WorkFlow-процесса, как правило, обладает невысокой степенью оптимизации и реинжиниринга по сравнению с существовавшей до автоматизации. Первый же опыт реализации автоматизированного процесса показывает пропущенные не основные его ветки, необходимость расширения функций пользователей, ввода в процесс новых сотрудников и подключения новых источников информации, резкое отторжение функционально ориентированными пользователями и шквал пожеланий пользователей. Основные причины несоответствий: нечеткость поставленных целей, их несбалансированность с целями предприятия.

Дальнейшая проработка процесса приводит к устранению недочетов, но не сразу: неплохим достижением можно считать получение результата на третьей-четвертой версии процесса. Поэтому важно, чтобы внедряемая СЭД могла развиваться, меняясь по ходу реинжиниринга бизнес-процессов, обогащаясь новыми функциями и обеспечивая доступ к новой информации. Это достигается в числе прочего и за счет интеграции с ERP.

Таким образом, в общем случае интеграция бизнес-приложений и СЭД – сложный и дорогой процесс. Затраты на разработку интерфейсов могут составлять 20–30% от общей стоимости проектов внедрения, а расходы на их поддержку – до 20% от затрат на внедрение в год. Эти затраты растут с увеличением количества бизнес-единиц, бизнес-процессов и отдельных систем, каждая из которых имеет собственную поддержку и план смены версий. Снизить трудоемкость интеграции позволяют интеграционные платформы, но они, как и любой другой программный продукт, обладают собственной стоимостью лицензий и поддержки.

Преимущества СЭД на базе существующей ERP

Построение СЭД на базе продуктов одного производителя является естественным продолжением стратегии выбора поставщика ПО. Единство идеологии построения всех используемых компонентов подразумевает единый подход к внедрению, развитию, поддержке и использованию. В результате обеспечивается полноценность функционирования системы, которая достигается благодаря «бесшовной» интеграции.

Однородность СЭД и ERP имеет немало преимуществ. Это возможность использования существующей в компании организационной и аппаратно-программной инфраструктуры обеспечения безопасности информации; наличие подготовленного персонала для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки СЭД; готовая инфраструктура для обучения сотрудников групп внедрения и конечных пользователей и др. Немаловажное психологическое преимущество – привычный интерфейс для пользователей, уже работающих в подобных системах.

Но у такого подхода свои проблемы. ERP имеет под собой конкретный перечень референтных моделей, не учитывающих «изюминку» конкретной организации, а внедрение ведет к перекосу в сторону устоявшихся в отрасли технологий. Основные усилия внедренцев направлены на адаптацию к особенностям. Этот же фактор работает для других процессных продуктов, и СЭД в частности. Теоретически, используя продукты разных производителей, этот фактор можно скомпенсировать. На практике же крайне трудно оценить его влияние на деятельность предприятия и разделить оптимизацию бизнес-процессов и стирание особенностей, часть из которых является конкурентными преимуществами. А затем выбрать то сочетание продуктов, которое обеспечит в долгосрочной перспективе необходимый баланс. В переменчивой рыночной среде решение подвержено большим рискам.

Таким образом, руководство компании, осознавшее необходимость внедрения процессной модели управления, должно понимать, что эффективность автоматизации процессов заметно повысится, если система электронного документооборота будет «бесшовно» интегрирована с существующей ERP. На современном ИТ-рынке представлен ряд решений, в которых системы документооборота интегрированы в ERP. В их числе – продукты компаний SAP, Oracle, IFS и др.
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!