• Новости
• Блоги
• Аналитика
• Новости компаний
• В СНГ и в мире
• Анонсы

Любая организация – это социальная сеть

Функционал современных средств совместной работы очень широк, но он так же слабо формализован и структурирован, как и сама совместная деятельность людей, которая носит творческий характер. О том, что влияет на направление его развития, размышляет Дмитрий РОМАНОВ, генеральный директор компании «Преферентум» (ГК «АйТи»).

Каким компаниям средства collaboration нужнее?

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к наиболее распространенным типам структур организаций. К первому типу относятся жестко управляемые структуры, устроенные по принципу властной вертикали. Информационные потоки в таких компаниях организованы следующим образом: сверху вниз идет управляющее воздействие, а снизу вверх – отклик на него. Взаимодействие между равноудаленными от вершины структурными подразделениями слабое, а в предельном случае вообще отсутствует. Структуры второго типа строятся по горизонтали на основе многократного повторения однотипных операций – цепочки бизнес-процессов. И, наконец, для решения задач, требующих напряжения интеллектуальных сил, характерны структуры третьего типа – сетевого. К таким компаниям применим модный термин Enterprise 2.0. И именно ими больше всего востребованы средства collaboration – для работы над документами, для управления проектами, для накопления знаний и др. Понятно, что в чистом виде описанные структуры не существуют, но тем не менее тяготение компании к одной из них прослеживается всегда.

Изменение структуры компании в соответствии с новыми задачами достигается определенными классами информационных систем. Так, если организация чувствует, что оказывается неконкурентоспособной в силу недостатка новых идей и новых продуктов, то ей, скорее всего, надо переориентироваться на сетевую структуру и активнее использовать средства командной работы. Они способствуют повышению созидательной активности сотрудников, дают им возможность реализовать творческий потенциал. В этом случае команда сможет сделать намного больше, чем те же сотрудники по отдельности. А если компании не хватает четкости повторяющихся процедур, то ей следует обратить внимание на структуру 2-го типа, и, соответственно, задуматься о внедрении систем управления бизнес-процессами и их автоматизации. Когда мы слышим о необходимости выстраивать властную вертикаль, наводить порядок, то понимаем, что двигаться нужно к структуре 1-го типа, а значит, фокусироваться на автоматизации делопроизводства в компании, управленческого документооборота и на контроле исполнительской дисциплины.

Совместной работой можно и нужно управлять

Вместе с тем я глубоко убежден: как бы ни была сориентирована организационная структура компании, у нее всегда есть потребность управлять знаниями, накопленными в ходе совместной работы, неструктурированной информацией, не связанной ни с управленческим документооборотом, ни с автоматизацией бизнес-процессов. Совместная работа присутствует в любой компании всегда, независимо от того, осознает она свою потребность в специализированных средствах или нет.

На самом раннем этапе этими средствами могут быть файловые папки на сервере. Если у сотрудников есть корпоративная электронная почта и возможность сохранять файлы в каком-то хранилище, то они начинают накапливать опыт коллективной работы – сообща создавать документы, фиксировать приобретенные знания и иметь к ним совместный доступ.

С ростом компании, усложнением ее бизнес-процессов этого становится недостаточно, и тогда появляется потребность добавить в арсенал средств совместной работы доступ к электронным календарям членов команд (чтобы планировать совещания), средства ВКС для обсуждения текущих задач или средства управления проектами.

На следующем этапе обязательность технологий collaboration для эффективного ведения бизнеса становится вполне осознанной. И тогда у компании появляется корпоративный портал, и она начинает в эту сторону двигаться и задумываться о том, чтобы использовать

Интеллектуальные технологии

На этом этапе становится понятно, что компьютер – не пишущая машинка, что его можно применять с большим уклоном в сферу аналитики, интеллектуальных технологий. Одна из них – это поиск экспертов в организации. Известно, что в крупных организациях сотрудникам, которые впервые столкнулись с той или иной задачей, часто приходится искать коллег, имеющих опыт ее решения. Поскольку корпоративных поисковых систем в компаниях, как правило, нет, найти таких людей не так уж и просто.

На вопрос, у кого спросить, отвечает, например, система поиска экспертов – аналог корпоративной поисковой системы, – которую мы разработали два года назад в рамках совместного проекта «АйТи» и НИУ ВШЭ при финансовой поддержке Минобрнауки РФ. В ее основу положена технология совместной работы, позволяющая многократно использовать накопленные знания, формализовать их, а попутно решать и массу других задач, в частности, получать картину информационных взаимосвязей между сотрудниками, понимать, как они обмениваются информацией. Система индексирует переписку сотрудников по электронной почте, собирает логи телефонных станций, информацию в СЭД с целью выявления тематических связей и создает семантический портрет каждого человека.

Анализируя информацию, которую создает и получает каждый человек, система автоматически выделяет наиболее значимые слова и словосочетания, характеризующие его профессиональную деятельность. В течение нескольких недель она накапливает информацию, «обучается» и постепенно начинает «понимать», какие слова для данной компании являются общеупотребительными, а какие характеризуют ее отдельные подразделения, сотрудников, группы сотрудников. После этого к системе можно будет сделать запрос на естественном языке, и она выдаст перечень из трех-четырех человек, наиболее релевантных искомой теме, в котором будут указаны их контактные данные. Попутно решается много других полезных задач. Например, можно обнаружить в подразделениях компании людей, семантически похожих друг на друга, и узнать, насколько часто они взаимодействуют друг с другом. Если связей между ними система не выявляет, то можно предположить, что они выполняют дублирующие функции.

Разработки в области семантических технологий, средства для интеллектуального прочитывания текстов, контроля топологии информационных потоков востребованы в крупных ведомствах. Так, в МВД нами внедрена система для поиска пробелов в законодательстве, которое регулирует деятельность органов внутренних дел. Система анализирует огромный массив документов, постоянно меняющийся. Отдельные приказы, распоряжения, протоколы утрачивают свою силу, новые появляются, и система выявляет возникающие в результате таких изменений коллизии.

Замечу, что юридические тексты, хотя большие и сложные, но зато довольно строгие. В силу своей формализованности они лучше поддаются анализу, чем, например, посты в социальных сетях, где многое передается в форме намеков, полутонов, сарказма.

Наработки, накопленные нами в проекте с МВД и других проектах, легли в основу специализированного решения для автоматизации деятельности юридических подразделений, представляющего собой интеллектуальный анализатор содержания документов. Заниматься им будет недавно созданная в рамках ГК «АйТи» компания «Преферентум».

  

К сожалению, ситуация в нашей стране вынуждает компании отказываться от творческой инновационной сетевой структуры управления в пользу жесткой вертикали власти. И если эта тенденция возобладает, то всем будет не до средств совместной работы. Однако если говорить о перспективе в десять и более лет, я убежден, что развитие будет идти в сторону сетевого общества, что ИТ будут становиться более интеллектуальными и с их помощью можно будет решать все более сложные, неструктурированные задачи. В результате все организации будут строиться по сетевому принципу. Уже сейчас нет ни одной организации, которая была бы чистым деревом или чистой цепочкой процессов. На самом деле любая организация – это социальная сеть.