| Рубрикатор |  |
 |
| Все новости |  |
Новости компаний | |
|
Тюменский Государственный Медицинский Университет ускорил внутренние процессы с Docsvision
| 27 декабря 2016 |
В результате перехода на электронный документооборот при поддержке специалистов компании «АБС-Консалт» в системе вуза регламентированы и автоматизированы базовые процессы делопроизводства, согласование договоров и документации для проведения госзакупок. В 2016 году через web-клиент Docsvision к СЭД подключены удаленные кафедры ТюмГМУ – все 60 кафедр в составе 6 факультетов. Особенно активно система используется руководителями подразделений в части контроля производственных задач и электронного архива документов.
Проект был начат в 2015 году. Университет автоматизировал базовые процессы делопроизводства: регистрацию, согласование, подписание распоряжений и приказов, регистрацию и создание резолюций по входящим и исходящим документам, ведение номенклатуры дел, формирование отчетов по исполнению. Второй блок, который был переведен в электронный вид – это процессы согласования договоров и документации для проведения госзакупок. В соответствии со спецификой университета специалистами «АБС-Консалт» был разработан классификатор договоров и маршруты согласования документации для разных видов затратных и доходных договоров, введены необходимые справочники (виды закупки, факультеты, специальность), разработаны карточки и схемы состояний по каждому виду договоров с шаблонами рабочей документации и специализированными полями, изменены правила нумерации, разработан удобный реестр договоров, настроена соответствующая процессам согласования ролевая модель.В ходе дальнейшего развития системы в 2016 году к корпоративной СЭД через web-клиент Docsvision подключены удаленные кафедры университета – все 60 кафедр в составе 6 факультетов вуза.
Система находится в промышленной эксплуатации: в ней зарегистрировано около 150 пользователей. В базе данных корпоративной СЭД хранится более 17 000 карточек документов. За время работы сотрудниками инициировано в системе более 2 000 согласований, создано почти 4 000 резолюций и более 50 000 заданий. Наиболее активно СЭД используется руководителями подразделений в части контроля производственных задач и электронного архива документов.
Проектной командой производится автоматизация процессов согласования служебных записок, улучшение клиентских интерфейсов для более производительной работы сотрудников, ведутся работы по повышению производительности системы и дальнейшему развитию функциональности.
Ирина Васильевна Медведева, ректор Тюменского государственного медицинского университета, доктор медицинских наук, академик РАН, профессор, заслуженный деятель науки РФ:
«Использование СЭД на базе Docsvision 5
помогло университету снизить издержки на внутренние процедуры, ускорить
их и сделать более контролируемыми. Благодарим компанию «АБС-Консалт» за
профессиональное управление проектом внедрения
СЭД, что позволило совместной проектной команде выбрать правильную
тактику внедрения, выстроить качественные коммуникации с пользователями,
своевременно реагировать на изменения требований и, в конечном счете,
выполнить их в оптимальные сроки с высоким качеством»
Кирилл Валерьевич Ивашкевич, начальник отдела государственных закупок и договоров ФГБОУ ВО Тюменский ГМУ:
«До работы в системе Docsvision на согласование служебной записки на
закупки у нас уходило до 2-3 недель. Сейчас основная часть таких записок
согласовывается в течение суток. По согласованию договоров сроки тоже
существенно сократились и в среднем составляют
4-5 дней, в зависимости от вида закупки (прямые или торги). Самое
шикарное — что я могу спокойно зайти посмотреть, где находится служебная
записка, на ком она зависла и напомнить о ней. Не нужно бегать и искать
ее по кабинетам: всегда видно, кто подписал,
кто согласовал, даже в случае замещения сотрудника. Процессы согласования договоров автоматизированы. Кстати, перед этим
пришлось эти процессы формализовать, договориться со всеми
подразделениями о единых правилах, создать соответствующие
классификаторы. Проведена большая и очень полезная работа. Цель
ускорения
процессов согласования и быстрого поиска необходимых документов
достигнута полностью».
Сергей Семенов, генеральный директор компании «АБС-Консалт»: «Перед
внедрением системы нами, совместно со специалистами Университета, была
проделана большая работа по формализации бизнес-логики в части
договорной работы: от создания перечня всех имеющихся
видов договоров и до создания регламентов по согласованию договоров
каждого вида. В ходе этих работ мы получили четкие требования к системе и
совместную проектную команду с отлаженными взаимодействиями и понятными
ролями участников, что позволило повысить
качество проекта внедрения и получить на выходе результат,
соответствующий ожиданиям заказчика».
Читайте также:
Импортозамещение, развитие бизнес-систем, внедрение ИИ — актуальные задачи ИТ-менеджеров
Объем российского рынка СЭД, ECM и CSP-систем превысил 70 млрд рублей
Docsvision и Doczilla стали технологическими партнёрами
Новое решение расширяет возможности СЭД по загрузке и обработке массивов бумажных документов
Адрес: 105082, Россия, г. Москва, 2-й Ирининский пер, д. 3
Оставить свой комментарий:
Комментарии по материалу
Данный материал еще не комментировался.