Rambler's Top100
Статьи
Станислав ПАРФЕНОВ  19 февраля 2020

Почему аутсорсинг печати безопаснее, чем нам кажется

Российский рынок аутсорсинга печати медленно, но устойчиво растет: в 2018 году он достиг отметки 7,1 млрд руб., увеличившись почти вдвое по сравнению с показателем 2014 года. Однако не все компании спешат переходить на модель управляемой печати.

Аутсорсинг печати предполагает обслуживание клиента, при котором он платит только за результат работы устройства, т.е. фактически напечатанную копию. Помимо этого, поставщик услуги проводит оптимизацию всей инфраструктуры печати: помогает заказчику перейти к модели Print Room, в которой все МФУ размещены в одном месте.

Однако аутсорсинг печати не ограничивается исключительно печатью – сегодня вендоры предлагают комплексные сервисы аутсорсинга ИТ-процессов. В рамках проектов провайдеры услуг внедряют решения для корпоративного поиска, мобильной печати, управления контентом и документооборотом; устанавливают новое ПО. Это глобальные изменения, а потому у заказчиков закономерно возникают сомнения. Мы собрали ряд вопросов о безопасности, которые потенциальные клиенты задают нам чаще всего.

Можно ли отдавать безопасность на аутсорсинг?

Движущей силой перехода на аутсорсинг, как правило, становится экономия. Наша практика показывает: модель действительно позволяет снизить затраты в области печати на 25–50%. Может сложиться впечатление, что все остальные вопросы отходят на второй план. Однако поставщики услуг работают с конкретными болевыми точками и предлагают решения проблем, которые определяет сам клиент. И если ключевая задача – повышение уровня безопасности, акцент будет сделан на ней.
Есть и другая сторона вопроса. Основные причины снижения затрат при аутсорсинге – унификация закупок расходных материалов и запчастей, минимизация поломок, удаленная диагностика. И даже балансировка загрузки серверов, на которых лежит задача печати, чтобы устройства могли работать во время всплесков бизнес-активности. Все это приводит к экономии и сокращению времени простоев МФУ. А вместе с этим повышает стабильность рабочего процесса.

Как меняется доступ к устройствам?

Еще одно распространенное опасение касается доступа к МФУ. При традиционном подходе доступ к информации с печатных устройств есть только у сотрудников компании. А в рамках модели управляемой печати его получают третьи лица: например, ИТ-специалисты поставщика, сервисные инженеры. Но на практике это не означает, что риск возрастет. Наоборот, для каждого провайдера безопасность инфраструктуры заказчика – вопрос репутации и даже выживания на рынке с постоянно растущей конкуренцией.

Случаи, когда сотрудники провайдера становились причиной нарушения безопасности, – огромная редкость. Аутсорсинг, напротив, только усиливает контроль доступа к МФУ, в том числе и внутри компании. Так, благодаря авторизации по магнитной карте, лицу или отпечатку пальца документ может забрать только сотрудник, который отправил его на печать. И это не просто вопрос безопасности: по нашему опыту, авторизация также позволяет сокращать потребление бумаги на 20%. Сотрудники начинают относиться к печати более ответственно – например, перестают использовать офисные принтеры в личных целях.

А что будет с данными?

По мнению ряда потенциальных заказчиков, с расширением круга лиц, обладающих доступом к МФУ, растет риск потери данных и утечек информации. У бизнеса есть причины опасаться таких проблем: по оценке Quorica, 59% компаний столкнулись с потерей данных, связанных с печатью. Такие нарушения могут происходить до девяти раз в год и приводить к убыткам порядка 25 млн рублей. Согласно совместному исследованию TAdviser и Microsoft, именно информационные утечки – главное последствие кибератак для российского малого и среднего бизнеса. Их наиболее частые цели – финансовые, учетные и персональные данные.

На практике аутсорсинг только снижает число утечек. Представим, что стратегически важный для компании продукт находится на финальной стадии разработки. Недобросовестный сотрудник отправил на печать документ, содержащий название продукта, чтобы передать информацию конкурентам. Но благодаря анализу ключевых слов ИТ-специалист сразу получил уведомление, проверил документы и предотвратил утечку. Или другой пример – чтобы получить информацию, злоумышленник просто завладел самим печатным устройством. Но в рамках оптимизационных инициатив в компании было установлено ПО, которое автоматически удаляет историю заданий печати. Таким образом, и в этом случае информация была защищена от несанкционированного доступа.

Если инцидента избежать не удалось, решения, используемые при аутсорсинге печати, помогут его расследовать. Например, все действия на печатном устройстве могут логироваться. Благодаря этому можно определить, кто из сотрудников и когда выполнял работу с документами – и стал виновником происшествия.

Кто будет контролировать МФУ?

При более внимательном рассмотрении возражений заказчиков можно увидеть: основное опасение – потеря контроля над инфраструктурой печати. Однако управление полностью остается в руках компании, и даже управляющее ПО может быть установлено внутри сети заказчика без необходимости передачи информации за ее пределы.

Контроль может усиливаться и в других направлениях. В рамках аутсорсинга компания может подключить ряд дополнительных услуг – например, запрет на использование флеш-накопителей, чтобы злоумышленник не мог скопировать конфиденциальные данные и заразить устройство вредоносным ПО. Или функцию, которая позволяет задействовать локальные облака в дата-центре периметра компании. Дело в том, что при настройке системы доступа к МФУ задание, отправленное на печать, некоторое время хранится в облаке. А в этом случае до момента авторизации оно останется недоступным даже для администратора.

Список опасений можно продолжать еще долго, и это объяснимо: переход на аутсорсинг инфраструктуры печати – непростой процесс, требующих крупных вложений. Однако если провайдер услуг говорит на одном языке с заказчиком, стремится решить его проблемы и оптимизировать бизнес-процессы, все предубеждения рассеиваются. Компания, которая реализует проект, должна стать не просто поставщиком услуг, а настоящим стратегическим партнером – и это залог успешного сотрудничества.

Станислав Парфенов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям Konica Minolta в России
Заметили неточность или опечатку в тексте? Выделите её мышкой и нажмите: Ctrl + Enter. Спасибо!