Рубрикатор | ![]() |
![]() |
Статьи | ![]() |
![]() |
Василий БАБИНЦЕВ  | 04 августа 2016 |
Когда стоит переходить на корпоративную систему?
Вспомните, когда вы в последний раз писали бумажное письмо другу? Кажется, бумажная переписка давно перешла в разряд воспоминаний. Но только не в офисе – здесь она властвует до сих пор!
![Василий БАБИНЦЕВ, директор по маркетингу, Directum Василий БАБИНЦЕВ, директор по маркетингу, Directum](/data/2016/08/04/1237795817/Бабинцев_В_8.jpg)
Правда, вместо адресатов не друзья, а коллеги, да и частота сообщений не один раз в месяц, а 3 раза в день. Почему так происходит и где та грань, когда дальнейшая работа вне автоматизации только ухудшает положение?
Готовы ли мы к автоматизации?
![](/data/2016/08/04/1237795818/Бабинцев-1.jpg)
Не буду сгущать краски, сегодня любая офисная процедура изначально проходит в электронном виде: документы создаются в Word или Excel, отправляются на согласование по электронной почте. Но что побуждает нас их потом распечатывать?
Если отложить вопрос законодательства, которое давно позволяет использовать электронную подпись, то это наша психология – мы еще не привыкли. Нам никто не показывает «на пальцах», что мы теряем без автоматизации. Исправим это упущение на примере договорного процесса: поручим менеджеру подготовить стандартный договор, согласовать его внутри компании с тремя руководителями, отправить на проверку контрагенту, обсудить замечания, подписать с двух сторон.
Как это происходит обычно
1–3 день. Начальник отдела просит менеджера подготовить договор. Тот поднимает несколько похожих договоров из архива, советуется с коллегами, и вот уже готова первая версия документа. Она и отправлена по почте начальнику. Спустя две-три итерации согласования мы получаем вторую, сборную версию договора.
4–7 день. Менеджер отправляет ее на согласование заинтересованным руководителям, тоже почтой. Те вносят свои независимые правки. Договор «сливается» уже в третью версию. С ним заново знакомятся все руководители, требуются еще правки и четвертая версия.
8–12 день. Четвертая версия и отправляется контрагенту. Проходит еще пара кругов согласования... и, наконец, в лучшем случае шестая версия договора распечатывается директору на подпись.
13–20 день. В идеале директор сразу подпишет договор, но возможны и новые правки, и новые круги согласования, и новые версии.
Знакомая картина? Ворох независимых версий договора, хаос параллельной переписки, невозможность собрать всю историю согласования, а в отдельных случаях нужно искать того самого менеджера и восстанавливать события из его головы.
21 день. Процесс завершается регистрацией документа и отправкой бумажных экземпляров контрагенту на подпись.
Тот же процесс в системе электронного документооборота (СЭД)
1 день. Начальник отдела отправляет в СЭД задачу-поручение на подготовку документа. Подобные договоры регулярно составляются в компании, поэтому готовый шаблон уже есть. Менеджеру остается только заполнить название контрагента, даты, суммы и назначить права доступа. Вся работа занимает максимум 20 минут. Далее менеджер отправляет задачу в СЭД по заранее определенному регламентированному маршруту.
1–2 день. Руководители-рецензенты получают задания с установленным сроком, видят сквозную сопроводительную переписку, знакомый шаблон договора и персональные инструкции, что требуется от каждого из них. Все правки вносятся в единый документ.
Если договор отправляется на доработку одним из рецензентов, то система сама определит новый маршрут, например, по уменьшенному кругу согласования.
![](/data/2016/08/04/1237795731/Бабинцев-3.jpg)
2–5 день. Менеджер получает задание на проверку договора контрагентом (это самый длительный этап), согласовывает и в случае внесения правок создает вторую версию договора. Визирует ее у руководства и направляет на подпись директору.
3–5 день. Процесс завершается заданием директору на подписание договора электронной подписью или секретарю на распечатку документа, если есть необходимость в ручной подписи директора, и отправкой экземпляров контрагенту.
Менеджер получает задание-контроль о подписи договора, поручение начальника исполнено.
В корпоративной системе сотрудникам доступны готовые шаблоны документов и настроенные регламенты. Единый архив актуальных электронных документов (уже нет необходимости держать копии на своих компьютерах) и прозрачная переписка позволяют руководству легко контролировать поручения, уменьшать задержки согласования, выявлять точки неэффективности.
Когда же пора задуматься о работе в корпоративной системе?
Мы разобрали только один бизнес-процесс, а в компании их десятки и каждый со своими нюансами.
Четкого ответа, когда же стоит задуматься о корпоративной системе, нет, но, если вы увидели себя в первом варианте, значит вам пора. Помогут в этом и такие критерии:
- Вам сложно найти нужный документ при общении с контрагентом по телефону.
- Скорость и непрозрачность бизнес-процессов вызывают раздражение, невозможно точно узнать, кто задерживает согласование очередного документа.
- Новые сотрудники часто ошибаются даже в простых операциях, требуется обязательная перепроверка, невозможно выстроить систему делегирования полномочий.
- Информация о ключевых процессах находится только в головах у сотрудников, их отсутствие превращается в катастрофу (даже болезнь или командировка, не говоря уже об увольнении).
- Нет контроля конфиденциальности коммерчески информации, однако требуется оперативный доступ к информационной базе всего предприятия для ускорения текущих бизнес-процессов.
Даже после таких сигналов многие возразят, что корпоративная система обходится дорого, требует выделенной ИТ-службы и оборудования. Да, до последнего времени так и было, но сегодня на рынке появилось большое количество доступных облачных решений. Их не надо покупать и разворачивать, достаточно оплатить подключение для нужного количества пользователей.
Василий БАБИНЦЕВ, директор по маркетингу, Directum